Gestion électronique des données versus gestion des documents
La gestion des documents à l'ère numérique exige davantage des systèmes d'archivage que la gestion des documents à l'époque des bits et des octets.
Dans toute entreprise, beaucoup d'écrits s'accumulent, les petites entreprises et les entreprises artisanales n'y échappent pas !
Courrier entrant, correspondance avec les partenaires et les clients, factures, commandes, offres, bons de livraison, textes publicitaires.
Comment garder la vue d'ensemble et l'ordre ?
Systèmes de classification
Sans un système de gestion des documents, vous perdez beaucoup de temps à chercher.
Un système de classement logique vous permet de retrouver chaque document et chaque dossier en une ou deux étapes.
Cela permet d'économiser du temps et des nerfs !
Les caractéristiques d'un bon ordre sont :
Ces fonctionnalités peuvent être transférées telles quelles du bureau analogique à la gestion des documents numériques.
Lorsque vous créez un fichier ou un dossier dans l'ordinateur, vous devriez idéalement vérifier quel système de classement possède ces trois facteurs.
Par système de classification, vous entendez un principe de classification qui permet l'indexation et la recherche rapide au moyen des trois caractéristiques.
Systèmes de classement pour la gestion des documents
Il existe différents systèmes permettant de mettre durablement de l'ordre dans les documents numériques et analogiques.
L'ordre alphabétique dans la gestion des documents
L'ordre alphabétique est le principe le plus courant. Les noms ou les noms de lieux constituent la principale catégorie.
La base de l'ordre alphabétique est la norme DIN 5007.
Lorsque vous commandez par noms de personnes, le premier mot de commande est le nom de famille.
Si la première lettre est la même, le système ordonne par la lettre suivante. Les accents des autres langues ne sont pas pris en compte, les trémas sont traités comme ae, oe ou ue ou alternativement comme a, o et u.
Le deuxième mot ordinal est le premier nom.
Si le nom et le prénom sont identiques, d'autres caractéristiques telles que la rue, le numéro de la maison et d'autres informations sont ajoutées. Les noms de famille composés viennent toujours après les noms de famille simples.
Si des noms de personnes et des noms de sociétés, d'autorités, d'entreprises ou d'organisations sont classés ensemble dans le système de gestion des documents, l'ordre alphabétique s'applique également. En cas de noms identiques, l'ordre de préséance suivant s'applique :
L'ordre décadaire dans l'administration des documents
L'ordre décadique utilise les chiffres à un chiffre de 0 à 9 (groupe de dix = décennie).
L'ordre est divisé en groupes principaux, groupes et sous-groupes.
L'avantage est que le chiffre de début du sous-groupe permet de reconnaître le groupe principal.
Pour cette raison, ces numéros d'ordre sont appelés "numéros parlants". L'ordre décadaire est utilisé en comptabilité, par exemple.
Exemple :
Ordre numérique dans la gestion des documents
En particulier dans le domaine des ventes, un ordre numérique peut être utile.
Ici, les chiffres servent l'ordre de base, par exemple avec les numéros de clients, les numéros de téléphone ou les codes postaux.
Un numéro séquentiel est attribué à chaque transaction ou client.
Cet ordre est unique et les employés classent les documents rapidement et avec un faible taux d'erreur.
Dans la gestion des documents, cela signifie qu'un index de recherche est absolument nécessaire : sans cela, il n'y a pas de traçabilité de qui ou de quoi se cache derrière le numéro.
Exemple :
Autres options de classification dans le système de gestion des documents
Pour un poste de travail et un employé individuels, il peut être utile de classer les dossiers en fonction de mots-clés tels que "plaintes", "factures", "publicité", etc.
Cela permet un accès rapide aux dossiers.
Cela garantit un accès rapide aux fichiers.
Pour l'archivage auquel plusieurs employés ont accès, d'autres principes sont mieux adaptés que cette méthode d'attribution.
L'ordre mnémonique (mnémonique = art de la mémoire) permet de créer une relation avec une chose dont il est facile de se souvenir.
La base est l'alphabet.
Ordre permanent
L'ordre chronologique complète idéalement les autres caractéristiques de l'ordre.
Les factures sont triées alphabétiquement par nom de client ou de fournisseur.
Au sein d'un client ou d'un fournisseur, le classement se fait par date.
Il y a le "dépôt commercial" (le document le plus récent est en haut) et le "dépôt officiel" (le plus ancien est en haut).
Les couleurs et les symboles servent de moyens supplémentaires d'ordre dans la gestion des documents et complètent un ordre existant de manière significative.
Par exemple, des conteneurs de documents et des étiquettes de couleur facilitent l'archivage des documents dans le bon groupe.
Gestion des documents - Système de gestion des documents
La gestion des documents ou le système de gestion des documents désigne le type de gestion numérique ou basée sur une base de données des documents électroniques.
Dans l'ensemble, les règles ci-dessus des systèmes de classification pour la gestion des documents numériques s'appliquent ici.
Archivez vos documents afin que vous et vos employés puissiez classer et retrouver rapidement tous les documents dans le référentiel numérique.
Créez des dossiers et sous-dossiers individuels, judicieusement nommés. Un système d'ordre haptique placé devant l'œil interne aide à créer un ordre significatif.
Dans les dossiers bien rodés, vous travaillez avec des subdivisions sous forme d'intercalaires et d'onglets.
De même, l'ordre dans votre EDP fonctionne grâce à l'attribution de noms et de sous-dossiers.
Veillez à classer vos documents selon les mêmes critères et à inclure en plus une description plus détaillée.
La récupération rapide est tout aussi importante pour les fichiers numériques que pour les dossiers en carton.
Si, par exemple, vous optez pour un système de classement alphabétique, l'archivage suivant serait possible au sens du système de gestion des documents :
Vous avez un dossier sous lequel vous stockez tous les clients.
Pour chaque client, il existe un autre sous-dossier, créé avec le nom du client.
La subdivision suivante serait des dossiers avec des offres, des factures, des commandes, des conversations... :
À l'intérieur de ces dossiers, il peut être utile de passer à l'ordre numérique, par exemple pour les devis ou les factures.
Communiquez le système de classement et la gestion des documents mis en place avec tous les détails de votre entreprise.
Insistez sur l'importance du classement selon les mêmes critères partout et sur le fait que tous les collègues peuvent trouver tous les documents à tout moment.
Un tableau Excel dans le dossier du client peut constituer une aide supplémentaire.
Cette liste énumère les clients individuels et indique quels sous-dossiers existent pour chaque client et quels documents peuvent être trouvés dans ces dossiers.
Cela permet de faciliter la recherche de documents spécifiques. L'important ici est de travailler proprement : Lorsque les dossiers sont modifiés ou que de nouveaux documents sont ajoutés, la feuille de calcul Excel doit être mise à jour !
C'est plus facile avec un système CRM adapté !
La numérisation des dossiers
Des scanners abordables et performants sont désormais disponibles pour numériser votre gestion documentaire.
Ces scanners traitent un grand nombre de documents simultanément et à grande vitesse.
Il est possible de numériser les deux côtés et de les enregistrer en tant que fichier pdf ou image.
Vous attribuez des mots-clés aux documents, ce qui permet une recherche ultérieure.
En outre, le scanner reconnaît le type de document et l'attribue correctement dans la plupart des cas.
Les cartes de visite, par exemple, sont immédiatement enregistrées afin que vous puissiez les ajouter à vos contacts en un seul clic.
Les systèmes comme ELO reconnaissent une facture et des adresses.
Une conversion optionnelle des images au moyen de l'OCR (reconnaissance optique de caractères = conversion de l'image en texte) permet une recherche plein texte des documents. La mise en page des documents est conservée, ils reçoivent un fichier texte.
D'ailleurs, la numérisation des documents écrits peut être un bon début pour la transformation numérique de votre entreprise.
Règles de conservation dans la gestion des documents
Les bureaux sans papier numérisent les documents, les archivent sous forme numérique et se débarrassent de l'original.
En outre, les confirmations de commande et d'expédition ainsi que les factures sont de plus en plus souvent envoyées sous forme numérique par WWS ou par e-mail.
Sur le plan juridique, les documents stockés sous forme numérique ne sont pas différents de leurs homologues sur papier.
Qu'ils soient envoyés sous forme numérique ou scannés après coup.
Selon le code fiscal allemand, la forme électronique d'archivage des documents est légalement conforme dans la grande majorité des cas (§ 147, alinéa 2, AO), à condition que le contenu des données corresponde à l'original et que vous garantissiez l'accès au document.
Ce règlement exclut les documents importants tels que les actes de propriété :
Conformément à l'article 371, paragraphe 1, du ZPO, les copies numériques de documents sont valables au tribunal en tant que preuves visuelles.
Cela s'applique également si elles sont photographiées à partir d'un smartphone ou d'un appareil photo numérique.
Pour une entreprise, il est conseillé de conserver et d'archiver en plus les documents ou contrats importants dans l'original.
Gestion des données
Un autre point important de la gestion numérique est la gestion des données.
L'objectif est de s'assurer que les données disponibles dans l'entreprise sont utilisées efficacement et avec le plus grand bénéfice possible.
Afin d'utiliser efficacement les données, il faut d'abord se poser les questions suivantes :
En répondant à ces questions, vous serez en mesure d'optimiser votre utilisation des données grâce à une gestion simple de celles-ci.
Déterminer le contenu informatif des données
Pour déterminer quelles données sont extrêmement précieuses pour votre entreprise, catégorisez-les :
Nos données sont en attente dans les catégories appropriées ? vous savez maintenant combien ils sont importants pour notre entreprise.
En outre, vous avez un aperçu des données dont vous n'avez pas besoin.
Cycle de vie des données
Les données ont un cycle de vie. Par exemple, examinons les données relatives aux ventes d'une boucherie. vous constatez ici qu'il est judicieux d'examiner les chiffres de vente de l'année dernière ou des deux dernières années.
Surtout lorsqu'il s'agit de décider s'il vaut la peine de produire une variété particulière de saucisses.
Les chiffres de vente d'il y a dix ans ne sont pas utiles dans une telle tâche.
Pour cette raison, vous attribuez les données au cycle de vie respectif :
Afin de répartir correctement les données dans le cycle de vie, il est important d'établir des règles pour déterminer quand la transition entre les différentes phases a un sens. Les délais de conservation résultent également de la catégorie des données.
Qualité des données
La qualité des données dépend de leur aptitude à servir au mieux leur objectif.
Cette phrase peut être bien expliquée en utilisant l'exemple des données clients d'une entreprise. vous utilisez les données des clients à des fins publicitaires.
Pour une publicité efficace, il faut que les données relatives aux clients soient à jour et exemptes d'erreurs ou de doublons.
Supposons que notre entreprise ait un client régulier de longue date, le Dr. Hans Faber, à qui l'on offre, en tant que client régulier, un rabais de 15 % sur le prix de l'essence.de réduction en tant que client régulier.
Ce client régulier figure également dans le fichier des nouveaux clients sous le nom de Dr. Hans Phaber en raison d'une faute d'orthographe.
En tant que nouveau client, il reçoit une autre offre avec une réduction de 30 %.
Il est compréhensible que M. Faber soit contrarié par cette offre, car en tant que client régulier, il bénéficie d'une remise inférieure à celle d'un nouveau client.
Cet exemple montre que la qualité joue un rôle majeur dans la gestion de nos données.
Avec un nouvel ensemble de données, vous veillez à tout enregistrer correctement dès le départ.
Ce principe est appelé "first time right". vous économisez beaucoup de temps et d'efforts si vous êtes habiles à saisir des données.
Ici, un schéma, pour la saisie des données, peut être utile.
Ce schéma garantit une entrée cohérente.
Si vous avez un ensemble de données existant qui présente des erreurs, la récupération est possible. Voici trois mesures que vous pouvez prendre pour nettoyer vos données :
Profilage des données :
Dans le cadre du profilage des données, vous analysez les données et vérifions l'absence d'erreurs. Ces erreurs sont par exemple :
Nettoyage des données :
Dans cette étape, vous corrigeez les erreurs connues, ce qui peut être un travail laborieux.
Toutes les étapes ne sont pas effectuées à la main, il existe des programmes qui recherchent les doublons, par exemple, et les signalent. vous éditiez les enregistrements trouvés à la main afin de minimiser le taux d'erreur.
Un ordinateur est utile, mais il ne sait pas qu'il peut y avoir plusieurs Hans Müller avec des noms communs.
Surveillance :
Pendant le contrôle, vous soumettez les données nettoyées à une nouvelle analyse des sources d'erreur afin d’ assurer que toutes les données sont correctes. Ce travail est répété à certains intervalles afin de garantir la qualité des données à long terme.
Conclusion sur la qualité des données :
Assurez-vous que votre saisie de données est propre, correcte et cohérente dès le départ.
Vous gagnerez beaucoup de temps pour le nettoyage de vos données si la préparation des données fait partie de la stratégie informatique.
Notre conseil : testez le suivi du temps pour plus d'efficacité !
Aperçu général de la gestion des données
La vue d'ensemble de toutes les données et de la manière dont vous les utilisez, dans quelle phase se trouvent les données, doit être gérée.
Cela signifie que vous savez quelles informations sont présentes et comment vous les utilisez.
Créez un modèle de processus et un aperçu des données utilisées pour chaque processus. Idéalement, faites des références croisées là où il peut être trouvé.
Cela permet d'avoir une vue d'ensemble des processus et des données qui leur sont nécessaires.
Intégration des données dans les processus d'entreprise
Quelles sont les données que vous utilisez et connaissez et quelles sont les données supplémentaires dont vous disposez ?
Cela peut conduire à une grande amélioration de l'efficacité d'une entreprise.
Exemple d'une petite entreprise :
Comme vous pouvez le constater, il est payant de consacrer du temps et des efforts à la préparation et à l'utilisation des données.
Il en va de même si vous êtes confronté à de nouvelles acquisitions nécessaires de votre système informatique : La gestion de l'architecture d'entreprise donne un aperçu de la stratégie sensible.
Gestion des documents ou système de gestion des documents - Qui est le vainqueur aujourd'hui ?
Les deux systèmes de gestion ont leur justification au bureau et sont utilisés simultanément.
Cela présente l'avantage de sauvegarder deux fois les documents en double.
Peu importe que vous soyez sur la voie d'un bureau sans papier, que vous préfériez classer vos documents de manière haptique ou que vous pratiquiez les deux : Il est important que vous décidiez d'un système de classement uniforme et que vous vous y teniez à tous les niveaux.
Ainsi, aucun document ou dossier ne se perd et tous les employés peuvent retrouver tous les documents ou données à tout moment.